El escenario incierto en el que vivimos nos invita a adaptarnos, aprender y mejorar constantemente para poder seguir ofreciendo valor a las personas con las que trabajamos.

Con la incertidumbre de estar en cuarentena, tenemos la oportunidad de implementar nuevas prácticas que nos puedan aportar valor como organización y puedan quedarse a futuro en Aerolab.

La encuesta de pulso es una de ellas. Te queremos contar cómo la estamos implementando en Aerolab, qué aprendimos y cómo podés hacerlo en tu organización.

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Dejar la oficina

El lunes 16 de marzo de 2020 empezamos a trabajar 100% remoto, algunos días antes del aislamiento obligatorio decretado a nivel nacional en Argentina.

Somos un equipo de trabajo que se identifica mucho con la oficina, y al entrar a uno de nuestros pisos de Av. Cramer, rápidamente se puede notar parte de lo que es Aerolab. Se puede ver, escuchar, sentir.

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A raíz de este cambio repentino, empezamos a pensar qué nuevas prácticas podíamos incorporar en el nuevo escenario. Prácticas que nos ayuden a traer a lo digital algo de lo que sucede en nuestra oficina.

Por eso, decidimos implementar (entre muchas otras cosas) las encuestas de pulso con la herramienta Officevibe. Te cuento de qué se trata:

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Un poco de contexto: ¿Qué son las “encuestas de clima”?

En las empresas se suelen hacer encuestas de clima cada año o de manera semestral. Son conjuntos de preguntas y suele llevar algunas horas completarlas. Toman información sobre cómo cada empleado se siente respecto a distintas áreas: sus responsabilidades, la relación con su manager, el nivel de felicidad en el trabajo, oportunidades de desarrollo de carrera, entre otras.

En definitiva, se busca evaluar un nivel de satisfacción general y cuantificar esas respuestas, para poder tomar decisiones basadas en los pain-points más relevantes que se hayan detectado con cada encuesta.

Llamamos “clima” a cómo cada una de las personas se siente dentro de la organización, es decir, a esos afectos que se generan por el conjunto de todas las características del lugar de trabajo (digital o presencial); desde el color de las paredes de la oficina, hasta la marca de café que tomamos, pasando por cómo se comunican los directores a la hora de dar feedback, qué posibilidades cree la persona que tiene para crecer y cuán alineada se siente con la visión y valores.

Todos esos detalles -y muchos más- crean un contexto, una atmósfera, que condiciona la experiencia en cada lugar de trabajo.

El clima se percibe — directa e indirectamente — por todos y todas quienes formen parte de la organización, y es una de las causas más importantes de la productividad y el bienestar laboral.

Una encuesta de clima tradicional, al hacer muchas preguntas en un mismo momento, logra tener gran cantidad de datos disponibles para actuar, pero rápidamente pierde vigencia. El clima de una organización es algo dinámico (como un video), y la encuesta de clima es estática (como una foto).

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Ahora sí, ¿Qué es una “encuesta de pulso”?

Una “encuesta de pulso” tiene el mismo fin, pero usa otro medio: en vez de hacer una encuesta larga, una vez por año o semestre, hace una muy corta cada semana o quincena. Son check-ins mucho más acotados y regulares, por lo que logra tener datos actualizados y en constante renovación. Con esto, se busca captar el video, en vez de la foto.

La contra: Lleva un tiempo tener datos fiables. Al hacer tan pocas preguntas, se tarda algunos meses en asegurar que los datos finales sean confiables y se puedan tomar como un diagnóstico real del clima organizacional.

Una vez que se empiezan a tener datos fiables, los números fluctúan menos y hay mayor consistencia en cada una de las métricas que se miden.

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¿Qué hace y cómo funciona Officevibe?

Officevibe es la herramienta que empezamos a usar en Aerolab para hacer estas encuestas de pulso. Tiene varios modelos, y actualmente estamos probando el de 5 preguntas semanales. También puede usarse el de 10 preguntas quincenales, o incluso mensuales. En promedio, toma 2 a 3 minutos responder cada encuesta.

En la primera encuesta la plataforma envía 10 preguntas, para tener un input de datos más grande y armar una base mayor.

Cada semana, Officevibe manda un recordatorio a cada Aerolaber para que complete sus 5 preguntas. Con esa información, toma insights para distintas áreas que hacen al “clima laboral”.
Ellas son:

1. Relación con el manager (Colaboración, Confianza y Comunicación)
2. Reconocimiento (Calidad y Frecuencia)
3. Feedback (Calidad, Frecuencia y Posibilidad de proponer sugerencias)
4. Crecimiento /Desarrollo (Autonomía, Aprendizaje y Propósito)
5. Alineamiento (con Valores, Visión, Misión y Responsabilidad social)
6. Satisfacción (Compensación, Beneficios, Espacio de trabajo)
7. Relación con el equipo (Colaboración, Confianza y Comunicación)
8. Bienestar (Estrés y Salud)
9. Felicidad (Felicidad en el trabajo y Balance con actividades no laborales)
10. Embajada de marca (Orgullo e Iniciativa para recomendar a la organización)

Además de dar un score por cada área, nos permite tener un score general con un promedio de todas, y uno más específico por cada sub-área. Podes chequear todas acá: 10 key metrics explained — Officevibe.

También nos ayuda a trackear el eNPS (“Employee Net Promoter Score”), que indica el nivel de “promotores” que hay en cada organización.

Se basa en una pregunta: “Del 1 al 10, ¿Cuánto recomendarías a Aerolab como un lugar para trabajar a un amigo o familiar?”, y divide a los puntajes según “promotores” (10–9), “neutros”(8–7) y “detractores” (6–1).

Con esos datos, saca un puntaje entre -100 y 100, restando el porcentaje de “detractores” al de “promotores”. Podes encontrar más info acá.

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Elegimos Officevibe porque nos apasiona el diseño y queremos usar plataformas que también lo prioricen. Además, al ser una herramienta externa, ayuda a generar confianza para usarla, ya que se ocupan de mantener el anonimato en todo momento.

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¿Para qué quisimos implementarla?

El pasaje a trabajar 100% remoto por la cuarentena trajo muchos desafíos, y uno de ellos fue poder tener una impresión de cómo estaba el equipo en cada momento. En la oficina podíamos verlo de manera mucho más intangible, y este escenario nos llevó a pensar y probar otras alternativas.

A esta necesidad se suma el enfoque de buscar ser aún más data-driven. Apuntamos a tomar decisiones con la mayor cantidad y calidad de información posible, y usar un análisis propio para complementar lo que nos datos nos presentan.

Queremos usar las herramientas que nos sirvan para acompañar mejor a nuestros Aerolabers.

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¿Qué resultados encontramos?

Hace no mucho tiempo empezamos a incorporarlo como práctica regular, y podemos empezar a ver algunos beneficios: estamos viendo qué áreas de Aero son nuestros puntos fuertes, y podemos apoyarnos sobre ellos para crecer; así también notando cuáles son las oportunidades de mejora que tenemos, y tomar acción para trabajar en ellas.

Como aún no pasó tanto tiempo, estamos siendo cuidadosos con los resultados que obtenemos. Chequeamos cada métrica a un nivel micro, vemos específicamente qué preguntas fueron respondidas por una suficiente cantidad de personas (para considerar ‘fiable’ a ese dato), y nos basamos en el feedback escrito (y anónimo, opcionalmente) que deja cada Aerolaber.

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¿Cómo se puede aplicar en otras organizaciones?

Configurar la herramienta fue bastante simple, y la integración con Slack nos ayudó a importar a cada nuevo usuario. Hicimos algunas pruebas las dos semanas anteriores, para asegurarnos de conocer la plataforma y cómo funciona.

Es muy importante contar a todos y todas de qué se trata la herramienta, para qué lo hacemos, y en qué va a consistir (qué tienen que hacer ellos). En este caso aprovechamos nuestro Grand Central semanal, donde hacemos videollamadas con todo el equipo para contar noticias y compartir un rato juntos en la distancia.

A la hora de observar los datos, sobre todo al principio, es clave no tomarlos como verdades absolutas. Hay que corroborar esos datos, chequear qué preguntas se hicieron, y sumarlo al análisis global que podemos hacer de cada una de las métricas.

La fuente de información que es la encuesta de pulso es importante, aunque no la única.

Si una métrica nos muestra un área de mejora, y con un análisis propio concluimos que la información es fiable, entonces podemos hablar con el director/a del área y definir planes de acción para subir ese indicador.

La base es la transparencia de las intenciones, el cuidado de los datos, y encarar el problema que surja como equipo: estar todos juntos para mejorar esa área y no caer en culpabilizar o santificar a unos y otros, sino analizar en conjunto los motivos reales del problema, aprender buenas prácticas — o inventar soluciones creativas — y llevarlo a la acción.

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La encuesta de pulso es una buena práctica que confiamos en que nos aporta valor para tener un indicador vivo, en constante movimiento, sobre cómo estamos como equipo, qué fortalezas tenemos, y en qué podemos proponernos mejorar. Es una práctica que llegó para quedarse, mientras nos ayude a acompañar mejor a cada una de las personas de Aerolab.