Cómo gestionar equipos de forma remota: el desafío de hoy

Me resulta interesante poder escribir sobre esto, que es algo que experimenté ya dos veces en lo que va de la pandemia. Si bien venía acostumbrada a trabajar de manera remota desde antes y es algo que disfrutaba mucho, vale la pena diferenciarlo de este contexto pandémico en donde dejó de ser una elección para ser la norma.

Poder elegir entre ir a la oficina algunos días a la semana y otros quedarte en tu casa es algo que en lo personal no cambiaría por nada. Así era mi vida antes de la pandemia y la realidad es que no lo cambio por nada. Es la combinación perfecta, en mi opinión. De hecho, ¿quién no se ha sentido más productivo en su casa que en la oficina? Lo he pensado más de una vez. El punto crítico está en que tener “más productividad” no nos lleve al burnout, y trabajando desde nuestras casas hay que saber manejarlo. 

Las cuatro mayores dificultades que presentan las personas al trabajar de forma remota, según el “State of Remote Report 2020” de Buffer, son (de mayor a menor):

• La colaboración y la comunicación
• La soledad
• No poder desconectarse
• Distracciones en casa

Desde hace un poco más de un año, muchas empresas que no tenían el trabajo remoto como política tuvieron que implementarlo, lo cual no debe haber sido tarea sencilla. Hay que tener en cuenta que pasar de la presencialidad al remoto 100% es un cambio drástico que considero necesita de, al menos, flexibilidad por parte de la empresa y compromiso y autonomía por parte de los empleados.

De más está decir que se pueden mencionar muchos otros factores claves para que esta metodología de trabajo funcione.

En este artículo voy a estar contándote desde mi rol como Project Manager (PM) algunas recomendaciones y reflexiones para gestionar equipos de manera remota. 

Claridad, confianza y empatía  💫

Como ya mencioné, gestionar equipos de manera remota hoy es la nueva normalidad, pero la realidad es que no es tarea sencilla y hay varias cosas a tener en cuenta para que salga bien. Incluso, creo que la clave está en aprender prácticas o formas nuevas de vincularse en este entorno remoto. 

Mi experiencia me lleva a pensar en dos puntos claves: claridad y confianza. Y a ellos, sumamos la comunicación.

Debemos ser claros a la hora de presentar proyectos nuevos, plantear objetivos y brindar confianza a nuestro equipo para que puedan hablar con nosotros de lo que necesiten. Además, debemos prepararnos para trabajar tanto con personas que se desenvuelvan con facilidad de manera remota; y también con gente que tenga dificultades (a quienes podemos ayudar y dedicarles un esfuerzo extra).

En este sentido, en nuestro rol de líderes necesitamos actuar desoporte, entender las necesidades y hacer un seguimiento a todas las personas del equipo para que puedan trabajar en este nuevo contexto sin sentirse abrumados. De todo esto, se desprende a su vez tener empatía.

Es importante entender qué aspectos pueden hacer que el trabajo remoto sea exigente. Si no entendemos esto, podemos llegar a experimentar el sentir frustración, desconexión con quienes trabajamos y en algunos casos nervios o estrés. Creo que nadie entró en este mundillo de lo “remoto” sabiendo todo, con lo cual en muchos casos podemos pensar que existe falta de preparación para esta modalidad, lo cual necesita de colaboración y trabajo en equipo para lograr estar todos en la misma sintonía. 

Por eso insisto en la importancia de la confianza, la comunicación y la empatía. Poder comunicarnos y entender las situaciones particulares de cada quién es clave para que todo esto no sea un dolor de cabeza 💆‍♀️.

Desafíos del trabajo remoto  ⚠️

Algunos de los desafíos con los que me encuentro en el día a día remoto son:

1. Falta de supervisión en persona: Sí se siente una diferencia en este aspecto, el feedback instantáneo o inmediato se perdió. Debemos agendar una call o tirar un mensajito por Slack y esperar la respuesta que necesitamos. La supervisión ahora más asincrónica que nunca. La clave es organizar las reuniones que sean necesarias con el equipo para dar feedback, ver bloqueos, etc y también animarlos a lo que menciono en el punto que sigue.
   
2. Poder de decisión: Creo que si bien la supervisión a veces es necesaria, tal como vengo mencionando y vinculándolo también con la confianza, es muy importante que los equipos tengan ownership y puedan tomar sus decisiones, es decir que no dependan de la palabra final de alguien más, sino que sean capaces y puedan decidir sobre su trabajo.

1. Distracciones del entorno: Nunca antes nos pasó tener que pedir disculpas en una reunión de trabajo porque nos tocaban el timbre o se atravesaba una mascota en la pantalla. Ya es normal y hay que aprender a lidiar con este tipo de situaciones, tratando de tener más responsabilidad y seriedad con los clientes (distinto a una reunión interna donde hay más flexibilidad y confianza entre los integrantes de la call). Por eso la flexibilidad es tan necesaria para este tipo de situaciones que no podemos prever ni controlar. 
   
2. Mantener al equipo motivado: Mantener a las personas motivadas y comprometidas  durante el proyecto es clave para que mejore la colaboración y el trabajo sea un poco más fluido e interesante. ¿Formas de hacerlo? Haciendo reconocimientos al equipo en distintas instancias del proyecto, dando feedback positivos cuando corresponda e incluso enviando un café o un helado justo cuando terminamos con un deadline en el roadmap.
   
3. Mantener contacto sin invadir: A diferencia de estar en una oficina, en donde ves a tu equipo y entendés más rápido en qué están trabajando, hoy no vemos si la persona a la que tenemos que contactar está muy concentrada haciendo algo, charlando o en un momento de relajación. Esto hace que muchas veces cuando les escribimos se sienta como una interrupción. La realidad es que como PMs queremos asegurarnos de que el trabajo se esté haciendo para que no haya sorpresas llegadas las fechas límites. El desafío de la virtualidad es no saber si estamos interrumpiendo el momento de foco de la otra persona. Para esto recomiendo que el equipo se bloquee ciertas horas del Calendar si saben que van a estar enfocados en algo, silenciar las notificaciones del chat durante un rato. Esta recomendación aplica al PM también 😉

Hacer más… a veces es mejor

Creo que como PM se necesitan más soft skills que antes para poder liderar exitosamente a nuestros equipos de forma remota. Siento que todo lo que nos acostumbramos a hacer normalmente, ahora es momento que incrementarlo: mejorar la comunicación (la clave del éxito), mayor seguimiento tanto de los proyectos como de las personas, mejorar la organización y tener mas flexibilidad que nunca.

“The art of communication is the language of leadership.” – James Humes

Doble click en la empatía  ❤️

Hablando de soft skills, es importante entender que se perdió el contacto emocional cara a cara con las personas, con lo cual como mencioné arriba, es necesario hacer un mayor seguimiento de la gente con la que trabajamos. 

En este contexto es importante tener más empatía que nunca, que si bien no es un concepto nuevo en la “filosofía del liderazgo”, sí debería ser prioridad en estos tiempos. Poder contextualizar el comportamiento de las personas con las que trabajamos, que sea de interés para el PM y que trascienda la simple comprensión de “el trabajo” en sí, sino proactivamente interesarse por la situación real de cada persona. 

10 cosas para hacer  ✅

¿Qué tareas podemos llevar a cabo para hacer todo un poco más fluido y que los días laborales estén buenos?  Te dejo mi top 10: 

• Agendar daily check-ins: Es clave en el trabajo remoto estar en contacto, para tratar de reemplazar el contacto cara a cara de alguna forma.
• Sobre-comunicarse: Aunque puede sonar como algo negativo, en este caso lo veo como un punto a favor. Siempre deben quedar claras las responsabilidades, tareas y resultados esperados del proyecto, mejor más comunicación y validaciones que la falta de esto. 
• Establecer reglas de comunicación o engagement: Se puede establecer cuál será el canal ideal para cada tema así como las mejores horas del día para hablar, de manera que el trabajo en equipo de forma remota sea más fluido.
• Aprovechar la tecnología disponible: Hay muchas herramientas útiles (ver más abajo) para mantenerse conectado con tu equipo y que juegan un importante rol en la dinámica remota.
• Gestionar las expectativas: Establecer expectativas y pedir feedback cuando es necesario. No asumir que ya todo el equipo sabe dónde vamos poniendo el foco.
• Incentivar encuentros (así sean virtuales): Discord es una excelente herramienta para esto. Además, debemos permitir que surjan conversaciones no relacionadas con el trabajo en ciertos espacios. Incluso, podemos planificar un after office de forma virtual para distendernos con nuestro equipo.
• Poner el foco en los resultados y no en la actividad: Los PM no debemos hacer micro-management. Definamos los objetivos y resultados esperados, con un plan de ejecución que permita a cada persona del equipo llevarlo a cabo con su creatividad y ownership. 
• Remover obstáculos: Algunas personas del equipo pueden estar experimentando soledad o aislamiento, distracciones en su casa que les impiden concentrarse y cumplir sus responsabilidades. Como PMs debemos estar al tanto de esto y hacer lo posible por remover esos obstáculos para que cada quien pueda trabajar mejor.
• Ser flexible: Dejar la rigidez y las formalidades para mejorar la conciliación y facilitar una forma de desarrollar la actividad profesional del empleado mejor integrada con su esfera privada y con su día a día. 
• Mentorear más que gestionar: Es sencillo decirlo, pero no fácil hacerlo. 

Algunas herramientas  ⚒️

Por suerte, la pandemia nos encontró en un momento en el que la tecnología y las herramientas para trabajar estaban ya asentadas, sumado a que avanza cada vez más rápido y las que se habían quedado atrás con funcionalidades o performance, ya están a la altura de las circunstancias.

Algunas herramientas que facilitan la comunicación estos días:

1. Slack: Chat que se usa para la comunicación diaria con el equipo. A veces también se usa Slack con los clientes. Es una herramienta muy poderosa y diría que es de las más usadas, al menos en mi día de trabajo. 
   
2. Discord: El hallazgo del año (a nivel laboral) para mí. Te hace sentir un poco mas en una oficina, podés escuchar la misma música que tus compañeros y hablar (o no hablar) mientras haces tu trabajo. La perlita de Discord es el noise suppression que hace que los ruidos externos del lugar en el que están no se escuchen, con lo cual la comunicación es mucho más limpia.

1. Zoom: Es una de las que se fue afianzando en el último año con más y mejores funcionalidades. Tiene distintas salas y herramientas como hacer encuestas.
   
2. Google Meet: La clásica, para hacer videollamadas, recientemente con la UI renovada, ¿qué más se vendrá? 
   

Es cierto que la pantalla cansa más y plantea algunos desafíos a la hora de tener reuniones virtuales, con lo cual lo recomendable es no hacer reuniones de más de una hora y media. Hay varias cosas interesantes sobre esto de la pantalla: no es menor el verse a uno mismo hablando, y hace que nos agote mucho más que una reunión presencial ⏰

Algunas sugerencias finales

Además, tanto nosotros PMs como nuestro equipo, podemos mejorar nuestro día a día de trabajo remoto con estas acciones:

1. Elegir un espacio de trabajo (de ser posible) distinto a los lugares que frecuentás normalmente en tu casa: hace poco pude hacer esto y me cambió bastante el día. Poder diferenciar la responsabilidad del ocio o las tareas diarias en mi casa fue clave. A veces claramente no es posible, por el espacio disponible, pero si se puede, ¡hacelo de una! 
2. Establecer el horario de trabajo: está bueno tener en claro cuál es la franja horaria en la que se trabaja diferenciada del resto del día. Al comienzo de la pandemia estos limites se empezaron a correr pero mi sugerencia es que lo tengas bien en claro y puedas tener un work-life balance acorde para no quemarte y respetarte. 
3. Tener un buen set de trabajo: silla cómoda, mouse, monitor extra, todo lo que sea necesario y posible de tener que haga del trabajo algo mejor. A veces puede requerir una inversión pero a la larga es necesario para poder trabajar de la mejor y más cómoda forma posible. 
4. Fijarse objetivos a corto plazo: objetivos semanales, ¿quizás? Sirve para no frustrarse y poder conseguirlos, ayuda a reducir la incertidumbre y poder empezar la semana un poco más tranquis.
5. Tomarse un rico café para empezar el día: bueno, en realidad la sugerencia es hacerse un rico desayuno para empezar bien el día, en mi caso con un rico café se soluciona ☕

¿Algún comentario? ¿Alguna otra sugerencia? ¡El feedback y el intercambio siempre suman! Escribime y charlamos 🙂