El camino del PM: los primeros pasos para empezar a ser Project Manager

Me ha pasado que me preguntan: “¿De qué trabajás?”. Y justo después de responder que soy Project Manager: “¿Y cómo se llega a ser eso?”.

Sin dudas, el rol de Project Manager (PM) “está de moda” y cada vez lo escuchamos más. De hecho, el Project Management Institute estimó que la demanda de PMs ha crecido más rápido que la demanda de trabajadores calificados en otras ocupaciones.

Según su reporte, estiman que para 2027 las empresas necesitarán a 87.7 millones de personas trabajando en roles orientados a Project Management. Esto se debe a que, a futuro, la mayor parte del trabajo se basará en proyectos, según la consultora Bain & Company.

Esto demuestra la importancia y el impacto que tiene el rol de Project Manager en las organizaciones. Por eso te invito a que recorras en este artículo el camino para llegar a serlo y formar parte de este cambio  😉

Me presento. Soy Bernarda, tengo 27 años, soy Licenciada en Turismo y la realidad es que terminé trabajando como PM por casualidad (aunque ahora me doy cuenta que tenía que ser así y no de otra forma), así que quizás te sirva leer lo que sigue. 

Comencé trabajando como Office Manager en una empresa de software y con el correr del tiempo vi que quería involucrarme un poco más en los proyectos en los que trabajaban mis compañeros. Así, me convertí en PM de dos proyectos. De todo lo que aprendí (y sigo aprendiendo), acá van mis humildes sugerencias para quienes tengan ganas de emprender este camino y no sepan por dónde empezar: 

Aprendiendo de los errores  

Empezar a gestionar proyectos no es fácil. No voy a mentir, al principio se nos avecina un camino duro. A medida que nos enfrentamos a los problemas, vamos aprendiendo y descubriendo las técnicas y buenas practicas que queremos llevar a cabo y todo se va haciendo más liviano.

Recién después de haber estado en varios proyectos y de haber fallado, seremos capaces de diferenciar entre metodologías y prácticas de trabajo que nos ayuden y nos sirvan, que harán nuestro trabajo (y nuestra vida) más fácil. Tal cual como en la vida: ensayo y error. Aprender. Repetir. 

Una vez que empezás a gestionar proyectos y después de haber gestionado varios, tu mirada cambia y te das cuenta que todo en la vida (o casi todo) se puede hacer bajo esta dinámica o manera de pensar (o por lo menos es algo que me pasa a mí 👀). Buscar la eficiencia, la mejor organización y conocer herramientas y prácticas que son muy útiles hace que se pueda aplicar “la metodología del PM” a distintos aspectos de la vida.

Así como en los proyectos, en la vida (o al menos quienes tenemos ese gen de PM ✨). Mis amigas me suelen decir: “Sos PM de la vida”. Soy la que organiza, la que arma sheets con itinerarios de viaje, la que se agenda todo para que no se superpongan reuniones, entre otras cosas. Me ha pasado también que me cuentan problemas de sus trabajos y mis sugerencias son aplicar algo de lo que aprendí siendo PM. La organización y la eficiencia se pueden aplicar a todo.

Comenzá investigando 🔎

Una buena idea si estás empezando es investigar tu puesto deseado. Es clave pensar a medio o largo plazo e identificar en qué sector o incluso en que país te gustaría desarrollarte. Muchísimas empresas y organizaciones están incorporando Project Managers a sus estructuras y también de forma remota, con lo cual las oportunidades son amplias.Esta es una excelente noticia si querés empezar como PM porque vas a encontrar vacantes de muy variados sectores.

Quizás por mi recorrido, donde más escuché hablar de este rol es en software factories o agencias digitales, agencias de publicidad pero cada vez se están ampliando más las opciones, solo hay que buscar. Además, hoy es mucho más fácil trabajar para empresas en otros países.

Una buena herramienta para buscar opciones y ver la oferta de trabajo es LinkedIn, podés aprovechar todas las opciones de filtrado que hay y buscar tanto en Argentina como en otros países. El mundo está ahí afuera con miles de opciones 🌎. Buscá y vas a encontrar.

Si nunca escuchaste nada (o muy poco) sobre el Project Management, pero te interesa, otra opción es que empieces capacitándote (aunque en la práctica se aprende mucho mejor y más rápido, todo suma y es necesario). Con la educación remota y el libre acceso de recursos en internet podés acceder a muchísimos cursos y workshops sobre la temática. 

Si te gusta leer como a mí 📚 podés leer alguno de estos libros o artículos:

1. Lean Startup de Eric Ries (podés empezar viendo su Google Talk)
2. Recursos gratuitos de The Product School 
3. Recursos gratuitos de The Product Manual

El rol del PM 🤝 es “ser el intermediario”

El rol principal del Project Manager es coordinar el trabajo de un equipo para ejecutar un proyecto y hacer de intermediario entre el cliente, el equipo productivo y cualquier stakeholder involucrado.

A su vez, ser PM es ser facilitador, en otras palabras, hacerle a todos la vida un poco más sencilla. Para esto tenemos ciertas tareas que nos toca hacer y otras que deberíamos evitar hacer por el bien del equipo y del proyecto.  

Dentro de lo que sí hacemos encontramos varias tareas, acá te van algunos “Do’s” ✅

1. Planificar y organizar: Tiempos, tareas, roadmap, lo que necesite ser organizado.   
2. Cuidar a tu equipo: Es importante que el equipo esté enfocado y tenga claro lo que tiene que hacer, sin atender tareas que no les corresponden. Además, tenés que involucrar al team en todo y mantenerlo motivado.
3. Scope y presupuesto: Como PM, tu atención está puesta en seguir el scope y cuidar el presupuesto. Si a un proyecto que ya está planificado le empezamos a agregar tareas extra, posiblemente termine en desvíos muy altos y un equipo quemado que tiene que correr.
4. Compartir los éxitos: El éxito del proyecto depende de todas las partes involucradas, es importante y suma mucho reconocer los esfuerzos y méritos de quienes participan. 

Si hay buena planificación, transparencia y todo está claro desde el comienzo, hay ciertas tareas que no deberíamos hacer (aunque no siempre se cumple). Estos son algunos “Don’ts” ❌

• No hacer micromanagement: Es nuestra responsabilidad asegurarnos que todo se ejecute y se entregue de manera correcta. Es responsabilidad del equipo cumplir con los tiempos planificados y comunicar los atrasos o desvíos. Mantener una comunicación fluida con el equipo es la clave. Debemos enfocarnos en conseguirlo para lograr proyectos exitosos.
• No setear deadlines imposibles: Es muy importante la transparencia con los deadlines. Tu equipo y vos saben los tiempos de ejecución que puede requerir una tarea y si bien a veces hay deadlines ajustados que debemos cumplir pase lo que pase, siempre que se pueda hay que ser realistas para que todo salga de calidad y en buena forma. 
• No sobre-preocuparse por cosas que no controlamos:Pueden ocurrir situaciones de terceras partes que nos afecten pero sobre las cuales no tenemos control. Lo importante es tener conocimiento de la situación y no llevarlo a una preocupación y estrés mayor del que amerita (y mucho menos pasársela al equipo). En situaciones como estas es importante mantener la cabeza enfocada en el éxito de nuestro proyecto, mitigando la situación ajena a nosotros.

Set básico de skills para ser PM  

Ok, ya encontraste ese puesto de Project Manager en una industria o sector que te gusta, en una empresa que te llama la atención. ¿Ahora qué? ¿Qué necesitás saber? ¿Cómo te irá mejor en la entrevista?  🤔

Lo más importante para arrancar como PM es tener las siguientes skills (o irlas incorporando, estamos en continuo aprendizaje):

1. Ser organizado. Saber mantener el orden y poder priorizar de la mejor manera posible. No se trata de hacer multitasking, sino de priorizar. Darle la importancia adecuada a las cosas y mantener el orden.

2. Tener una visión holística. Es importante poder ver la “big picture” de los proyectos, sirve para planificar mejor y poder anticiparse a posibles desvíos y oportunidades durante el proyecto, en lugar de quedarse solo con las tareas del día a día.

3. Liderazgo. Ser buen líder no es tarea sencilla, pero tenemos que poder transmitir los valores y el entusiasmo al equipo,para que se identifiquen con los objetivos y las metas del proyecto. El feedback, tanto para el equipo como del equipo hacia uno, siempre suma. Por esto recomiendo hacer retrospectivas (¡lee mas abajo sobre esto!) para estar en constante mejora.

4. Buena comunicación. Como PMs, debemos asegurarnos que todas las personas involucradas comprendan lo que se espera. Para esto es importante crear buenos canales de comunicación, tener medios alternativos que sirvan de complemento al canal primario y, sobre todo, mantener a todo el equipo informado de los cambios que se produzcan en la planificación o prioridades del proyecto.

5. Resolución de conflictos. En nuestro rol más de una vez nos toca apagar fuegos ¡No pasa nada! Todo se puede resolver, hay que mantener la calma pero poder resolver los conflictos sin afectar al proyecto, al equipo y la relación con el cliente. Para esto, sugiero siempre preguntar lo que sea necesario para terminar de entender la problemática y poder decidir con esa información. En este punto me parece importante poder cuidar al equipo con el que trabajamos y resolver conflictos de la manera más sana posible.

6. Atención a los detalles. La idea siempre va a ser poder sumarle valor al cliente con el proyecto que estamos gestionando, por eso es importante más allá de tener un equipo de QA que revise que todo funcione perfectamente, prestar atención también a los detalles y las cosas que vemos que se deben corregir o se pueden mejorar. En definitiva, vamos todos hacia el mismo objetivo: el éxito del proyecto.

7. Plus: si encima de todo esto, tenés conocimientos técnicos de diseño y/o desarrollo, o de la industria en específico donde serás Project Manager, ¡suma muchísimo!

¿Qué pasa con las reuniones?  📅

Dependiendo la metodología de trabajo que se decida usar (Scrum, Kanban, etc), las dinámicas y reuniones de trabajo pueden variar. Algunas de las más comunes son: daily meetings (standup meetings), weekly calls (status update), demo meetings, retrospectiva, entre otras.

Como Project Manager es importante identificar qué necesitan el cliente y el proyecto y de esa forma proponer las reuniones que sean necesarias para llevar la gestión del mismo. No siempre se llevan a cabo las mismas reuniones en todos los proyectos, en algunos casos podés encontrarte lleno de reuniones y en otros casos no hace falta. Lo importante es que esto ayude mantener el orden, a que el equipo este siempre alineado con los objetivos y la planificación y que haya comunicación fluida.

El Calendar de Google se convertirá en tu mejor amigo. Y si lo sincronizás con Slack, tendrás la dupla perfecta. 

Algunos puntos que considero claves de las reuniones:

• Agendar las reuniones recurrentes con tiempo y asegurarse que las partes involucradas estén al tanto.
• Que haya una agenda, es decir objetivos claros para que el tiempo alcance y no nos desviemos.
• Bajar una minuta con las conclusiones de cada reunión.
• Compartir la minuta con el equipo (y el cliente de ser necesario).

Herramientas útiles que deberías conocer 🔨

Podría dividir las herramientas que más uso como Project Manager en tres grandes grupos:

De gestión: Jira, Asana, Trello, Gitlab.

1. Sirven para organizar y planificar el proyecto.
2. Es donde se va a traducir el roadmap de proyecto en tareas especificas.
3. Se le asignan las tareas a cada miembro del equipo.
4. Seguimiento del avance de las tareas y el proyecto en general. 
5. A veces, si se comparte con el cliente, sirven también como medio de comunicación sobre tareas puntuales y son muy útiles para dar contexto sobre lo que se está hablando. 

De comunicación: Slack, Discord, Google Calendar. (Las dos primeras son mis favoritas).

1. Sirven para mantener una comunicación fluida con el equipo. 
2. Son claves para enviar mensajes, hacer llamadas o videollamadas.

De diseño: Figma, Herramientas de Adobe.

1. Para un PM, conocerlas y haberlas usado es un plus para poder estar en sincronía con el equipo en la etapa de diseño.
2. También será útil saber manejarlas para cuando el equipo de developers tome el diseño en la etapa de desarrollo.

Hay otras herramientas que también me gustaría recomendar como Miro, Mural y Whimsical que sirven para múltiples propósitos por eso no las englobo en ninguno de los grupos de arriba. Son una especie de pizarra y vienen con distintos templates o plantillas que se pueden usar. Sirven para distintas dinámicas de trabajo, por ejemplo para retrospectivas, brainstorming, flujos de usuario, entre muchas otras.

Como verás, hay un mar de herramientas con las que te podes encontrar durante el camino, acá solo te dejo algunas que son las mas claves para mí en el trabajo y con las que mas interactúo día a día 🙂

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Bonus track: Glosario para el PM principiante 📚

Cuando empecé mi camino de Project Manager, de repente me encontré con un idioma nuevo. Sí, a veces nos encontramos hablando en Spanglish. Es importante incorporar palabras nuevas para que hablemos todos el mismo idioma. Por eso, acá van algunas palabras de este mundillo que en algún momento vas a escuchar o leer y te va a servir un montón conocer:

1. Backlog: Una lista de tareas por hacer. Sobre el backlog se asignan las prioridades y ahí es donde se van agregando pedidos nuevos, bugs a resolver…
2. Planning: La planificación propiamente dicha. Donde se prioriza, se estima y se planifica el próximo sprint. ¿Y qué es sprint?
3. Sprints: En algunas metodologías de trabajo (como por ejemplo Scrum) se habla de sprints. Un sprint es un período de tiempo fijo durante el cual se trabaja sobre un conjunto de tareas. En Aerolab, duran dos semanas (puede variar) y no deberían modificarse las prioridades en el transcurso del sprint (y digo “no deberían” porque de la teoría a la práctica todo cambia).
4. Daily: Es de las más nombradas o escuchadas (creo). La daily es una reunión (diaria, claro está) de 15’ minutos en donde el equipo comparte con que estará trabajando y si tienen algún obstáculo o blocker para hacer sus tareas. 
5. WIP: Work in progress, es decir, trabajo en progreso. Hay cosas que decimos muchas veces por día, entonces preferimos tener acrónimos y escribir menos letras en el teclado (tampoco para tanto, ¿no? Pero bueno).
6. EOD: End of day, sí, más acrónimos en inglés. A veces tenés que decirle al cliente que vas a tener la tarea lista para mañana, pero no querés comprometerte con una hora en particular, entonces le decís “mañana eod”.
7. Milestone: Es un objetivo a cumplir. Se pueden incluir distintos milestones dentro del roadmap, lo que ayuda a planificar las tareas en pos de cumplirlos. 
8. Stakeholders: Son las personas que se consideran interesadas y que influyen en una empresa. Es decir, si determinada area de una empresa con la que estamos trabajando, tiene impacto en nuestro proyecto, nos interesa estar en contacto para que aporten al proyecto.  

Espero que te sirva toda la info, y que te animes a arrancar en tu camino como Project Manager. ¡Esto es tan solo un recorte de todo lo que hay para charlar sobre este tema! Pero sirve para empezar. Si te indentificaste con algo de lo que leíste en este artículo, entonces metele pilas porque es por ahí 🙌 Podés hacerme más preguntas por mi LinkedIn, con gusto te responderé. El camino del PM es divertido, interesante y lleno de aprendizajes.