Cómo adaptar la metodología Scrum a todos tus proyectos

Hace ya algunos años que empezamos a escuchar sobre Agile como un enfoque de trabajo basado en la colaboración y la eficiencia. Hoy por hoy es moneda corriente para cualquier proyecto de desarrollo. Sin embargo, nada exige estar del lado tech para poder aplicarlo. Cualquier equipo que trabaje por proyectos puede convertirse en un equipo ágil, en los brazos de una metodología como Scrum. 

A continuación te dejo algunas ideas para adaptar metodologías ágiles en tus proyectos, sean del tipo que sean. 

4 claves de Agile

Partamos de su base. Agile propone un enfoque de trabajo que rompe con el esquema tradicional-corporativo, y para ello establece algunas claves.

• Planificación gradual. No se trata de definir de acá a X cantidad años lo que debe hacer tu empresa, sino por el contrario, de establecer objetivos alcanzables en el corto plazo. 
• Entrega iterativa e incremental. No hay por qué esperar hasta el final del proyecto para tener un entregable listo. Es posible hacer entregas mas pequeñas de forma constante, que permitan ir alineando expectativas y evitar el re-trabajo a futuro,
• Respuesta al cambio flexible y rápida. El proyecto debe ser visible para todos sus involucrados, generando un entorno flexible y adaptable a los riesgos y desvíos que van surgiendo en el camino. 
• Comunicación abierta entre equipos, interesados y clientes. La comunicación se convierte en un pilar central para el trabajo en equipo. Resulta fundamental a la hora de alinear expectativas dentro del proyecto.

Aquí el manifiesto Agile para indagar más en la visión de este enfoque.

Metodología Scrum

Para poder llevar adelante estas premisas de trabajo, existen metodologías ágiles que llevan a la práctica sus fundamentos, y quizás la más conocida sea Scrum, utilizada en proyectos de software. Su principal propuesta consiste en trabajar por sprints, es decir, períodos cortos de tiempo (en Aerolab, son de dos semanas) que tienen una finalidad específica. Otro concepto que acompaña este método es el de Backlog, que implica todas las tareas pendientes relacionadas al producto final. Tanto el Sprint como eje de tiempo, como el Backlog como fuente de trabajo, se complementan para llevar adelante la planificación de un proyecto en Scrum.

Para seguir de cerca el proyecto y mantener el proceso colaborativo, se establecen una serie de puntos de encuentro o ceremonias con todo el equipo involucrado. Algunos de los propuestos por esta metodología son:

1. Dailies: No deberían durar más de 15 minutos, y tienen como objetivo visibilizar las tareas, los bloqueantes y necesidades del día.
2. Sprint Plannings: Permiten refinar el backlog, al definir aquellas tareas más prioritarias que deberán ser trabajadas a lo largo del siguiente sprint.
3. Sprint Reviews: Para cerrar un sprint, el equipo se junta a compartir lo logrado y visibilizar el estado del proyecto. 
4. Sprint Retros: Consiste en un espacio de feedback luego de cada sprint, para poder levantar accionables sobre aquello que no salió bien, y evitar que se repita en el futuro.

Adaptando tu proyecto

¿Es necesario cumplir con todas las propuestas de Scrum para que la cosa funcione? La respuesta es no. 

Si estás liderando un proyecto, tenés que mantener siempre la creatividad. Eso implica que la estructura es una aliada pero no una regla. Cada proyecto que llevamos adelante es diferente al otro, requiere distintas cosas y lo que funciona para uno puede no funcionar en los demás. Saber adaptarnos y proponer fórmulas que se adapten mejor y colaboren al objetivo final, incluso cuando no siguen una metodología específica, debe ser el principal reto de cualquier proyecto.

Sin embargo, para cualquier ámbito resulta valioso rescatar de Scrum la idea de planificar por Sprints. Poder plantear el trabajo en períodos cortos es una excelente herramienta para mantener la flexibilidad. Incluso cuando el tipo de entregable sea difícil de segmentar, definir estos lapsos de tiempo en el flujo total de trabajo nos da la oportunidad de trabajar de forma ágil, al obtener feedback y ajustar la planificación de manera constante acorde a pequeños avances. Puede no haber un entregable cerrado, pero debemos proponer al menos un resultado intermedio que marque el logro de un sprint y permita ordenar el Roadmap.

Algunos beneficios de trabajar por Sprints:

1. Mayor enfoque en resultados
2. Más instancias de feedback
3. Iteración constante sobre el roadmap

También podemos tomar de este enfoque la idea de visibilizar el estado del proyecto a todos sus involucrados. No hace falta que necesariamente se dé en el marco de una Sprint Review u otra ceremonia formal. Mantener un documento de Roadmap, con el detalle de lo trabajado en cada sprint y los hitos del proyecto, sumado a una comunicación asincrónica clara, puede ser suficiente para permitirle al equipo estar en la misma página y mantenerse al tanto de lo logrado y lo que queda por delante en cada momento. Para ello, el Backlog debe estar siempre ordenado y priorizado.

Finalmente, con respecto a la planificación, es posible adaptar de Scrum la idea de una Sprint Planning para pensar en sesiones de estimación y definición de tareas en equipo. Así, cada dos semanas o el tiempo que se pacte para un sprint, el equipo se verá en la necesidad de comprometerse con una entrega en una fecha específica dentro del corto plazo, y el líder del proyecto deberá pensar en los posibles riesgos y desvíos de esa planificación, de acuerdo a lo aprendido en sprints de trabajo previos, para establecer fechas realistas y alinear al equipo en torno al roadmap.

Con estos tips quiero dar cuenta de que quizás las ceremonias de una metodología como esta sean demasiado rígidas para tu proyecto, y por eso no es necesario tomarlas a rajatabla. Si lográs delimitar el trabajo por sprints, compartir avances y resultados a todo el equipo de forma consistente, y planificar las tareas y sub-tareas aplicando el feedback y la previsión riesgos a partir de lo aprendido en pasos anteriores; estarás liderando un equipo ágil, comprometido alrededor de objetivos y fechas claras, en un entorno flexible, permitiéndote dar vuelta el volante las veces que sean necesarias a lo largo del proyecto. 

¿Estás listo para adaptar Scrum? Si tenés dudas u otras ideas para hacerlo, espero tu mensaje 😊